Краткий ликбез по Microsoft Word

Многие люди пользуются программой Microsoft Word, но мало кто пользуется ей грамотно. От того и мучаются.

содержание

• Ошибки и проблемы
• Стили
• Создание автоматических оглавлений
• Импортирование стилей
• Работа с таблицами
• Вставка разрывов страниц
• Грамотная работа с рисунками

Вообще, с Microsoft Word бывают проблемы не только у принципиальных ламеров, но и у многих нормальных людей, потому что Ворд - вообще большая программа, которая имеет много возможностей, при том, похоже, её пытались сделать так, чтобы даже дурак смог ей пользоваться... А как гласит закон Мерфи...

Но, в общем-то, деваться некуда, достойной альтернативы программе Microsoft Word нет. Всякие там лексиконы похоже совсем ушли в прошлое. Мощные издательские системы - сложны для освоения. А Ворд - не такая уж и плохая программа, главное, знать где у неё слабые места и избегать их, а так же научиться грамотно ей пользоваться.

Ошибки и проблемы

Распространённые проблемы:

1) Некрасивый мелкий шрифт. Если поставить шрифт, какой нравится, после нажатия клавиши Enter шрифт меняется на старый.

2) Открываешь документ - а в нём всё подчёркнуто красным

3) При создании в тексте линий и других элементов рисунка, всё может расплыться

Проблемы неразрывно связаны с ошибками, которые совершают неопытные и неграмотные пользователи.

Распространённые ошибки:

1) Создание красной строки при помощи пробелов.

2) Рисование линий поверх текста, и подгонка надписей к этим линиям всё при помощи тех же пробелов и переводов строки.

3) Не назначение и неиспользование стилей

Это проблемы и ошибки, с которыми сталкиваются начинающие пользователи, которые буквально недавно начали работать с Microsoft Word. И решают эти проблемы люди обычно по-своему, совершая при этом всё новые и новые ошибки. На первый взгляд, проблема вроде решена... Но если с текстом надо будет что-нибудь сделать - вставить или удалить кусок, поменять размер и начертание шрифта, изменить интервал между строками, изменить величину полей страницы или сам размер страницы - могут начаться куда как более серьёзные проблемы.

Чтобы проблем было меньше, а текст легко и быстро можно было бы отформатировать, не мучаясь, не подгоняя ничего к уплывшим линиям, с помощью которых мы пытались сделать рисунки, не менять шрифт и размер каждого заголовка и других элементов текста вручную, надо научиться грамотно пользоваться программой.

Ведь разработчики Word (да и многих других средств) часто продумывают, что же они создают, и как сделать так, чтобы работать было проще. Не факт, что они делают это идеально, но всё-таки делают.

Но начнём с более широко используемых и нужных вещей.

Стили

Стили задают свойства тех или иных частей текста. Стиль "обычный" отвечает за свойства основного текста. И если вы хотите изменить шрифт, или другие параметры основного текста, делать это надо не просто так, а через свойства стилей. Потому что сделанные не через стиль настройки как правило не передаются вновь введённому тексту, и параметры приходится указывать заново.

Задать стили можно в меню Формат/стиль..., или в Ворд XP - Формат/стили и форматирование. Должно открыться меню, в котором можно менять параметры стилей. В ворд XP меню появится сбоку, где надо кликнуть правой кнопкой мыши по соответствующему стилю, тогда отроется диалог изменения стилей.

Стили могут задаваться как для абзаца, так и для отдельных символов.

Абзац - это текстовый фрагмент, находящийся между двух нажатий клавиши Enter, не зависимо от того, какой стиль к нему применён, будь то стиль "заголовок" или "обычный".

Применить стили в Word XP можно нажав на название соответствующего стиля в правом меню, в других версиях название стиля надо выбирать из разворачивающегося меню сверху (в котором отображается название текущего стиля, по умолчанию стоит "обычный"), либо через главное меню: Формат/стиль.

Стиль абзаца применяется ко всему абзацу, внутри которого находится курсор. Чтобы применить стиль сразу к нескольким абзацам, надо выделить их все, либо, если не возможно выделить все сразу - применять по очереди.

Стили "обычный" и "заголовок" являются стилями абзаца.

Стиль символа применяется только к выделенному фрагменту текста. В одном и том же абзаце можно применить к разным его частям несколько разных стилей символа.

Когда вы создаёте свой стиль, то можете для него выбрать, будет ли он стилем абзаца, символа, или таблицы, а так же назначить, какой стиль будет применяться к тексту, идущему сразу после перевода строки. Так, например, стиль "Заголовок" устроен таким образом, что после нажатия клавиши Enter, стиль следующего абзаца будет "обычный", если вы сами не выберете какой-либо другой .

В окне изменения стилей некоторые параметры доступны сразу, а некоторые находятся в конпке "формат". По нажатии этой кнопки открывается меню со списком. Наиболее важные пункты это "Шрифт" и "Абзац".

В "Шрифте" всё более-менее понятно. Во вкладке "интервал" можно задать расстояние между буквами.

В "Абзаце" можно выбрать интервал между строками (одинарный, двойной, полуторный), делать ли отступ или выступ с красной строки, выравнивание текста, начинать ли абзац с новой страницы, делать ли отступы сверху и снизу перед началом абзаца другого типа, либо делать ли интервалы между абзацами одного и того же типа. И много других свойств.

Так же для особо крупных заголовков иногда бывает полезно в настройках "Абзац" во вкладке "параметры страницы" поставить флажок "с новой страницы". Тогда разделы, начинающиеся с этих заголовков, будут начинаться с новой страницы.

Стили могут быть основаны на других стилях, то есть определённые свойства стилей указываются, а все остальные - копируются из того стиля, на котором данный стиль основан. В настройках стиля есть определённая графа, где указано, на чём основан данный стиль. Этот параметр можно изменять.

Можно изменить свойства существующих стилей, а можно создать свой. В Word XP для этого надо нажать в правой панели кнопку "создать". В соответствующее поле надо ввести название стиля, а так же выбрать, будет ли он являться стилем абзаца, символа или таблицы.

Создание автоматических оглавлений

Стили заголовков, помимо своей основной функции, помогают создавать оглавление. Оглавление создаётся в меню Вставка/оглавления и указатели. А если это Word XP, то оно находится немножко в другом месте: Вставка/ссылка/оглавления и указатели. В появившемся окне надо выбрать вкладку "оглавление". Поскольку, ворд переведён на русский язык, надеюсь, вам будет понятно, что к чему. В строке "Форматы" можно выбрать стиль оформления оглавления. Параметр "уровни" отвечает за то, какие заголовки включать. В оглавление включаются зоголовки с номерами от 1 до того, который указан в поле напротив надписи "Уровни". Все заголовки с более большими номерами не включаются в оглавление.

Если после создания оглавления вы меняли свой текст, и заголовки передвинулись на страницы с другими номерами, оглавление не обновляется само. Иначе, при больших объёмах текста у вас бы всё тормозило, поскольку после введения каждого символа всё пересчитывалось бы заново. Поэтому, обновление оглавления осуществляется вручную, после того, как вы довели редактирование текста до некой логической точки.

Чтобы обновить оглавление, кликните на него правой кнопкой мыши и выберете "обновить поле". Вам будет предложен выбор: обновить только номера страниц, или обновить целиком. Если число и название заголовков у вас не менялось, а менялось только их расположение за счёт того, что где-то дописывался или стирался основной текст, то можно обновлять только номера страниц. Если же вы добавляли или удаляли заголовки, меняли их названия - нужно обязательно обновить целиком.

В общем, обновлять только номера страниц может потребоваться только если вы редактируете само оглавление, ведь в нём тоже можно стирать или добавлять слова.

Оглавление так же помогает быстро перемещаться по тексту, если вы нажмёте на номера страниц. (В Word XP надо при этом удерживать нажатой клавишу Ctrl).

Импортирование стилей

Во-первых, стили можно хранить в шаблонах, то есть, файлах с расширением не .doc, а .dot. То есть, вы определяете свойства всех стилей до того, как начали набирать текст, а затем сохраняете файл в формате .dot.

Вообще, Word в своей папке имеет файл normal.dot, в котором хранятся стили, используемые по умолчанию. Когда вы создаёте или переопределяете стиль, в меню можете видеть окошко для флажка с названием "добавить в шаблон". Если вы поставите там флажок, ваш стиль сохранится в normal.dot и при создании нового файла этот стиль уже будет таким, каким его сделали вы.

Чтобы загрузить стили из другого шаблона, или из другого doc-файла с текстом. Для этого надо зайти в Сервис/шаблоны и надстройки. Здась можно подключить шаблон (при помощи обзора найти нужный dot-файл), а так же есть кнопка Организатор, которая позволяет выбрать файл со стилями, как dot, так и doc содержащий текст, а в этом файле выбрать стили, которые вы хотите импортировать в свой файл.

Работа с таблицами

Таблица вставляется в меню таблица, там всё понятно. Удаляются те или иные строки и столбцы тоже через меню "таблица" пункт "удалить". В ранних версиях ворда удалить можно элементы таблицы только посте того, как они будут выделены. Выделяются они так же в меню "Таблица/выделить", а дальше выбирается строка или столбец.

Чтобы одна строка таблицы не разбивалась на две части на стыке страниц, необходимо сделать следующее: выбрать в одной из её ячеек этой строки текст (весь текст ячейки) и зайти в меню "Формат/абзац" во вкладке "положение на странице" повключать флажки: не разрывать абзац, не отрывать от следующего, не отрывать от предыдущего. После этого, строка, находящаяся на стыке, должна перенестись на следующую страницу и начинаться с неё.

Работа со страницами и разделами

разрыв страниц

Они вставляются в меню вставка/разрыв/новую страницу.

Настройка параметров страницы

Осуществляется в меню Файл/параметры страницы. Параметры страницы могут применяться либо к всему документу, либо к отледьному разделу. Чтобы той или иной странице присвоить параметры, отличные от параметров других страниц, необходимо сделать так, чтобы она находилась в своём разделе. Раздел вставляется в меню вставка/разрыв - надо выбрать раздел, начинающийся с новой страницы. То есть, к каждому разделу можно применять свои настройки параметров страницы.

Колонки

Параметры колонок можно настроить в меню/колонки. Если вам надо сделать так, чтобы в тексте были фрагменты с разным числом колонок, необходимо разбить его на разделы. Есть разделы, начинающиеся на той же самой странице. В пределах одного раздела, число колонок остаётся постоянным.

Грамотная работа с рисунками

Чтобы рисунок не расползался, надо не рисовать инструментами поверх текста и расчищенного посредством вставления энтеров. И не подгонять под линии текст при помощи тех же энтеров и пробелов. Рисунок надо вставлять отдельным объектом, для этого надо войти в меню: Вставка/объект Микрософт Ворд и в появившемся списке выбрать рисунок Microsoft Word. Текст исчезнет, но вы не пугайтесь, просто вы перешли в другое пространство для работы. Здесь можно рисовать линиями. Если у вас Word XP, то будет надпись "создайте рисунок", а вокруг рамка. Желательно (но не совсем обязательно) создавать рисунок внутри этой рамки. Тонкие линии в виде прямоугольника иллюстрируют границы рисунка, всё, что вылезло за эти границы не будет видно, но положение можно исправить. Линии можно двигать вручную, отодвигая движки на линейках слева и сверху окна Word, либо нажать в маленькой менюшки кнопку с изображением границ, тогда они примут такое положение, чтобы рисунок влезал в них целиком. Внутри границ можно писать, однако текст добавлять надо не посредством надписей на заднем плане, а при помощи инструмента надпись, расположенного внизу, рядом с линиями и стрелками (белый квадратик с буквой А и мелкими линиями, обозначающими текст). После нажатия на эту кнопку надпись либо натягивается в виде прямоугольника, либо по клику мыши появляется готовый прямоугольник с некоторыми размерами. Внутри него надо писать, а чтобы не было линий вокруг и белой подложки снизу, надо в кнопке с кисточкой выбрать "нет линий", а в кнопке с заливкой - "нет заливки". Так же можно уменьшить размер полей рамки, нажав на границу рамки правой кнопкой и выбрав "Формат объекта" (в ворд XP - "формат надписи"), и во вкладке "надпись" присвоить все значения полей равными нулю.

К сожалению, для таких надписей не существует стилей, поэтому придётся подгонять параметры каждой надписи вручную, либо можно копировать объект "надпись" (не текст внутри надписи, а всё вместе с рамкой), вставлять, а затем вписывать другой текст и подгонять размеры, это бывает удобнее.

Далее, когда создание рисунка окончено, можно в маленькой менюшке выбрать "Закрыть рисунок", либо, если менюшка исчезла, выбрать "закрыть" в меню "файл", и вы вернётесь к своему тексту. Снова открыть рисунок для редактирования можно двойным кликом мыши по нему.

Возможные проблемы: внутри рисунка объекты тоже могут расползтись. Чтобы не расползались, надо кликать на каждый из них правой кнопкой мыши, и во вкладке "положение" в ориентирах выбрать что-нибудь посовершеннее, чем калонка и абзац. Например, поле или страница. И сделать это лучше сразу, поскольку при смене ориентира, у вас остаются те же числа, но отсчитывается расстояние уже от другого объекта. В Word ХP объекты располагаются относительно полотна (рамка с надписью "создайте рисунок"), именно поэтому объекты следует создавать именно внутри полотна, иначе тоже могут поплыть. Если объект создан вне рамки полотна и перетащен в него, он всё равно не оказывается привязанным к полотну.

В общем, редактор рисунков в Word не особо хорош, годится только для того, чтобы быстро что-то наклепать на скору руку. Для создания сложных и качественных рисунков, лучше пользоваться профессиональными пакетами, такими как Corel Draw. Всё, что можно создать на Word - это векторная графика, с растровой графикой он не работает вообще.

Но растровые рисунки (Gif, BMP, JPG, PNG и др.) можно вставлять при помощи меню Вставка/рисунок... далее выбрать нужный файл. Эти изображения можно вставлять и внутьрь рисунков Microsoft Word и использовать как элемент этих рисунков.

homepage: http://teapot3d.narod.ru

: http://teapot3d.narod.ru